塾やお稽古の先生も必見!保護者に電話をかける時のマナー

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学校や塾、お稽古教室の先生から、各家庭に電話をする機会もあるでしょう。その時に大人としてきちんとしたマナーをわきまえていることが、子どもたちや保護者からの信頼を得るための重要なポイントになります。「なんとなく」で電話をかけていませんか?この機会に、今更人に聞けない電話のマナーポイントをおさらいしてみましょう。

目次

相手が電話に出やすい時間を

生徒の家庭に用事があって電話をかける場合は、相手が電話に出やすい時間帯にかけるようにしましょう。そのためには、きちんと生徒や保護者の生活の状況を把握しておくことが重要です。保護者が共働きなのか、そうでないのかなどによって、電話に出やすい時間は変わります。それを踏まえて、なるべく確実に相手に繋がる時間帯にかけるように心がけましょう。また、急用でない限り、朝一番や夜遅くに電話をすることは控えるのがマナーです。

顔が見えないからこそ、声で印象アップを

表情やしぐさなどが相手に伝わらない電話だからこそ、声のトーンや音量でイメージが左右されやすくなります。相手に聞き取りやすい声で、ハキハキと、爽やかに話すように心がけましょう。また、声のトーンは面と向かって会話をする場合よりも少し高めを意識することがポイントです。

「ながら電話」は☓!会話に集中する

相手に姿を見られないからと言って、何か別の作業をしながらの電話は避けるようにしましょう。プライベートではそれがOKでも、仕事では、電話をするときはきちんとした姿勢で、話すことに集中することがマナーです。

電話をしている時の態度や姿勢は、声だけのやり取りだとしても、なんとなく相手に伝わってしまうこともあります。相手への敬意を忘れず、直接話している時と同じ状態で電話に向かうことが基本です。

「もしもし」は避け、電話の最初に話す内容が印象を左右する

オフィシャルな場合の電話では、相手が電話にでた場合に「もしもし」から会話を始めるのは正しくありません。「こんにちは。◯◯学習塾の☓☓と申します。」といったように、まずは自分の正体を簡潔に名乗り、「今回は△△の要件でお電話させていただきました。」などと、要件を最初に伝えましょう。

また、前述したとおり、電話では表情や姿が相手に見えない状態で、誠意や丁寧さなどを伝えなければなりません。「お忙しいところ大変恐れ入ります」など、相手を気遣う一言をあらかじめパターン別に控えておき、その時の状況や、電話に出た保護者の反応などに臨機応変に言葉を選べるようにしておきましょう。

失礼にならない電話の切り方

電話は、かけた方から着るのが通常です。しかし、こちらからのお願いや、保護者や目上の人への電話は、相手が切るのを確認するまで待つようにしましょう。また、先に電話を切る場合にも気をつけなくてはならないのは、つい受話器を乱暴にも戻してしまい、相手に「ガシャン」と大きな音を聞かせてしまわないようにすることです。どんなに丁寧に会話ができても、最後に雑な印象を与えてしまっては、全てが水の泡になってしまいます。

電話の受話器を置く際は、大きな音が出ないようにそっと戻しましょう。また、そもそも受話器を置いて電話を切るのではなく、手で直接通話終了ボタンを押せば、大きな音が出る心配もありません。

電話をかけた時の基本的なマナーがきちんとしていると、保護者からの学校や先生に対する印象は、かなりアップするはずです。小さな気遣いを忘れないようにして、直接会わずとも、コツコツと信頼関係を構築していきたいですね。