保護者への連絡の伝達漏れを防ぐ 通知内容を簡潔にまとめるコツ

通知内容を簡潔に伝える

『うさぎノート』を活用していただいている先生も、そうでない先生も、保護者への学校に関する情報の伝達はとても重要な仕事のひとつです。しかし、こまめに連絡をしていてもそれがきちんと伝わっていなければ、せっかくの通知が無駄になってしまいますよね。保護者との意思疎通を円滑にするためにも、今回は伝達事項をわかりやすくするコツをまとめました。

目次

何を伝えたいのかを明確にしてから書く

大前提として、通知内容の文章を考える前に「何を伝えたいのか」をまとめておくことが大切です。伝えたい内容があやふやなままだと、それを受け取る保護者の方も、当然、しっかりと内容を理解することができません。

例えば、授業参観のお知らせを保護者に通知したい場合を例にあげてみます。

例)伝えたい内容→授業参観の開催
〈伝えたい内容の内訳〉
・日程やスケジュール
・授業の内容
・子どもたちの持ち物
・授業参観後の保護者の懇談会について

このように、伝えたいことの中でも、さらにどんな内容をまとめていくのかを整理すると、伝達事項の文書作成が簡単です。

内容がひと目で分かる件名、タイトルを心がける

伝えたい内容がまとまったら、まずはひと目でそれを把握できるようなタイトルをつけましょう。『うさぎノート』には、生徒の様子を写真や簡単な文章で通知できる「近況報告」機能も搭載されています。しかし、それとは別に重要なお知らせもしっかり伝えなくてはなりません。重要な連絡だということが、保護者がタイトルを見ただけでしっかりと伝わるように工夫すれば、伝達事項の見落としも少なくなるはずです。

例)【重要】◯月☓日(△)授業参観のお知らせ

など、重要なことが分かるような目印や、開催日時の明記、伝達内容についてを短いタイトルにまとめるのがポイントです。

文章全体を要約した内容を冒頭に

タイトルが決まったら、文章の冒頭で概要を大まかに説明しましょう。これは「リード」と呼ばれ、文章全体の導入分の役割を果たします。

例)今回は授業参観のお知らせです。開催日程やお子様の持ち物、参観後の保護者懇談会についてまとめました。以下、詳細をご確認ください。

また、伝達事項の内容を突然書き出すよりも、簡単な挨拶文を加えた方が印象が良い場合も。しかし、文字量が多くなると、重要な本題が伝わりにくくなってしまう可能性もあるので、全体のバランスを考えて判断するようにしましょう。

重要な内容の整理は箇条書きを活用する

冒頭の文章がまとまったら、いよいよ本題です。一番大事なのは、「伝達事項を簡潔に、分かりやすく伝えること」です。そのためには、できるだけ不必要な文章を加えないことがポイント。箇条書きを活用すれば、すっきりとまとまります。

例)
日  時:◯月☓日(△曜日)◯時〜(□時間目)
場  所:☓◯中学校 理科室 △棟□階
授業内容:理科/「◯◯の実験」
概  要:身の回りにある物を使って、◯◯を☓☓する実験を行います。
持ち物:☓☓

箇条書きにする内容は伝達事項によってさまざまですが、保護者に事前に必ず確認しておいて欲しい内容はこのように整理しておくと、伝達漏れを防ぐことができます。

「一文一義」を守る

「一文一義」とは、一つの文章の中に一つの内容だけを書くという意味です。文章は、一文が長ければ長いほど理解しにくくなってしまいます。

例)
× 授業参観の日程が決定しましたので、詳細をご連絡致しますが、ご不明点があればお問い合わせください。
◯ 授業参観の日程が決定しました。詳細をご連絡致しますので、ご不明点があればお問い合わせください。

あまりに細かく文章を分けてしまうと、淡々としてぶっきらぼうな印象になってしまうので、基本的に「一文に対して句読点は2つまで」とルールを決めておくと、読みやすくて簡潔な文章にすることができます。
 

一通り伝達事項の文章がまとまったら、最後に必ず読み直してみましょう。客観的に読んで保護者にとっても理解しやすい内容か、補足が必要な点はないかを確認したら完成です。読みやすい通知内容は、保護者からの先生に対する信頼にもつながるはず。基本的なことですが、改めて、日頃の通知内容を振り返ってみてください。