「やることばかり」状態を脱出!TO DO LIST作成の基本

Businessman writing to do list for business plan  concept

次から次へとやることが山積みの先生の業務。複数人の生徒と向き合うためには、それぞれのタスクをきちんとこなし、かつ生徒への心配りを忘れない余裕が必要です。そんな時に便利なのが、行わなければならない作業をひとつにまとめた「TO DO LIST」。今回は、より効果的にこれを活用するために気をつけるべき基本をまとめました。

目次

自分自身に最適なツールを使用する

現在は、スマートフォンやパソコンにもともと内蔵されているTO DO LIST機能の他に、インターネットのアプリケーションやwebサービスでもさまざまなツールがあります。それぞれの特徴を把握した上で、先生自身のお仕事スタイルに合った物を活用することがまず重要です。
また、手書きの方がやりやすい場合は、無理にこれらのツールを活用するよりも、紙にタスクを書き出す方法を採用する方が良いかもしれません。TO DO LISTを作成すること自体を億劫に感じてしまったり、アプリの設定や操作に苦手意識を持ってしまったりしては、習慣化するのが難しくなってしまいます。大事なのは、ツール自体の機能の充実よりも、先生自身が無理なく使いこなせる物を選ぶことです。

TO DO LISTは必ずひとつにまとめる

複数の端末やウェブサービスでTO DO LISTを作成していると、どこに何をメモしたのかを忘れてしまい、結果としてせっかく記録しておいた作業が完了しないままになってしまうことも……。これは紙でTO DO LISTを作成する場合も起こり得ることです。ふと、やらなければいけない作業を思い出した時に付箋などにメモをしておいて目につくところに貼っておく方法もありますが、貼る場所がバラバラであったり、メモをした付箋が剥がれてどこかへいってしまったりする可能性もあります。
やるべきことを忘れないためには、作業が発生した時にメモをしておくことも重要ですが、あくまでそれは仮のメモとし、後で必ず一箇所にまとめておき、基本的にはTO DO LISTはひと目で確認できるようにしましょう。

作業の優先順位を決める

やるべきことをリストアップできたら、優先順位を決めていきます。優先順位の付け方はさまざまですが、「期限・重要度・作業時間がどれくらいかかるか」などの観点から順位を付けていくと良いでしょう。
作業の優先順位が決まると、今どんなタスクを抱えていて、いつまでに、何をするべきかが頭の中で整理されていきます。

作業が完了したら印を付ける

TO DO LISTに記載した作業内容が完了したら、印をつけたり線を引いて削除したりと、ひと目でそれが分かるようにしておきましょう。例えば仕事が山積みであっても、こうして一つひとつ作業をこなして完了の確認をしていくことで、慌ただしい気持ちが落ち着いていきます。また、リストアップしたタスクを段々と打ち消していくのは、作業をしていく中の小さなやりがいにもなりうるでしょう。

定期的に整理する

完了済みの印が増えてきたら、新しくTO DO LISTをまとめ直してみると、さらにその後のタスクが整理されます。作り変えるペースは人それぞれでやりやすい方法があるので、TO DO LISTでのタスク管理を習慣化させていく中で工夫を重ねていくことをおすすめします。
例えば、以下のようなTO DO LISTのまとめ方があります。

・直近の大まかなタスクを箇条書きにする
・今週中に完了するべき項目を書き出す
・今日中に完了するべき項目をさらに書き出す
・当日のタスクが完了するたびに印をつけていく

生徒たちや保護者の方々には見えない部分での事務作業も先生の重要な業務ですよね。これらに対してTO DO LISTを活用することでタスクを効率よく管理し、先生自身の心に余裕を持たせることが、より質の高い教育を生徒たちに還元できることにつながるはずです。
また、先生にとって、生徒や保護者の方との約束を忘れてしまうことは信頼関係にヒビが入ってしまう大きな問題にもなりまねません。そんな事態を防ぐためにも、TO DO LISTの活用が一役買ってくれることでしょう。