作業時間を減らして生徒との時間を確保!仕事の「効率化」のコツ

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どんな人にも一日は24時間しか与えられていません。忙しい先生は、時間がいくらあっても足りないですよね。「一日24時間以上あれば……」と考えるよりも、与えられた時間をいかに効率よく使うかで、生徒との時間を作れるだけでなく、先生自身のやりたいことに費やすの時間も確保することができます。では、具体的にどんなことを意識すれば良いのでしょう?生徒にも伝えられる、「効率化」のポイントをまとめました。

目次

嫌なことは午前中に終わらせる

面倒くさい仕事や苦手な勉強は、ついつい後回しにしがち……。嫌なものほど残しておくと、完了までに時間がかかったり、想像していたよりも複雑だったりして、あとで困るのも自分自身です。朝早い時間帯の方が、頭が冴えているので集中でき、その後の時間のコントロールもしやすくなります。また、早い時間に仕事をすると、他人に邪魔されることが少ないので、その分作業が捗るメリットも。一気に嫌な仕事を済ませることで、その後の仕事も効率的に進めることができます。

時間を区切って行う

仕事や勉強する時間が長ければ長いほど、より集中して取り掛かれるというわけではありません。作業の効率化を図る上で重要なのは、時間の量よりも質。実は、時間は短く区切った方が、効率的に仕事や勉強をすることができるのです。2時間事務作業をするのであれば、1時間ごとに2つに区切ったり、30分ごとに4つに区切ったりして、区切った時間に合わせタスクを振り分けます。制限時間があることで、より集中して物事に取り組むことができ、生産性も上がります。

達成のイメージを具体的に持つ

物事の効率化のためには、目的を明確にするのが一番の近道です。例えば、漠然と英語を上達したいと考えている人と、「TOEICで○○点を取る!」という具体的な目標を持っている人とでは、取り掛かる姿勢や集中の度合いが異なります。目の前にある作業を◯時までに終わらせる、と明確化したり、会議では何を決めるのか、ゴールを全員で共有することで、どういったアプローチであれば、もっと効率が上がるのかを考えることができます。

メールやブログの更新はまとめて行う

気づかないうちに一日に何度もチェックしてしまうメールには注意が必要です。メールチェックや返信をすることで、目の前のものとは別のやるべき作業が見つかり、目の前の仕事がおろそかになってしまうことがあるからです。注意力が散漫になった状態だと集中して取り掛かれず、結局、かなり時間を費やしたけれど生産性が低い……といった事態にもなりかねません。メールの返信やブログの更新などは決まった時間にまとめて行う癖をつけることで、効率的に仕事をすることができます。

身の周りの整理整頓を心がける

机の上や引き出しが散らかっていると、必要な書類を探すのに時間を費やしたり、やる気が湧かなかったりしてしまいます。作業の効率化を図るためには、まずは机の周りをきれいにしましょう。必要な書類はファイリングをし、必要ないものは誰かに譲ったり、リサイクルしたり、処分をしてどんどん片付けていきます。何がどこにあるのかを把握しておくことで、無駄な時間を使わず効率的に仕事ができます。

仕事の効率化には、できることをコツコツ続けていくことが大切です。しかし、効率化することを意識しすぎてしまうと、いつの間にかそれが目的にすり替わってしまう場合も。大事なのは、効率化して時間に余裕ができた場合、どんなことをしたいのかまでを具体的に描いておくこと。先生であれば、「生徒と向き合う時間をもっと作りたい」、「趣味の時間を増やしたい」、「専門分野について学ぶ時間を確保したい」など、ゴールがどこなのかが分かると、自然とモチベーションも上がっていきます。

また、今回ご紹介した内容は、生徒の勉強を効率化するための方法についても同様のことが言えるでしょう。生徒と一緒に、より時間を有効に使う工夫をしてみてはいかがでしょうか?